INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

AXA MPS Financial DAC rispetta le persone con le quali entra in contatto e tratta con cura i dati personali che utilizza per lo svolgimento delle proprie attività. A conferma di questo impegno e per dare esecuzione al le norme che tutelano il trattamento dei dati personali forniamo qui di seguito le informazioni essenziali che permettono di esercitare agevolmente ed in modo consapevole i diritti previsti dalla vigente normativa.

A) Trattamento dei suoi dati personali per finalità assicurative
Al fine di svolgere adeguatamente le attività necessarie alla gestione del rapporto assicurativo per quanto a lei riferito, in qualità di cliente, la nostra Società (di seguito anche “AXA”) ha la necessità di disporre di dati personali a lei riferiti (dati ancora da acquisire, alcuni dei quali ci debbono essere forniti da lei o da terzi per obbligo di legge (come la normativa antiriciclaggio), e/o dati già acquisiti, forniti da lei o da altri soggetti, anche mediante la consultazione di banche dati e deve trattarli nel quadro delle finalità assicurative.
In particolare useremo i Suoi dati per fornire servizi e prodotti assicurativi della Compagnia nell’ambito delle seguenti attività, indicate a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• quotazione, preventivi, predisposizione, stipulazione di polizze assicurative ed esecuzione degli obblighi dalle stesse derivanti; raccolta dei premi; liquidazione dei sinistri, pagamento o esecuzione di altre prestazioni;
• riassicurazione e coassicurazione;
• prevenzione e individuazione delle frodi assicurative e relative azioni legali; esercizio o difesa di diritti dell’assicurazione;
• adempimento di altri specifici obblighi di legge o contrattuali;
• analisi di nuovi mercati assicurativi o prodotti o servizi;
• gestione e controllo interno;
• attività statistiche, anche a fini di tariffazione:
• attività antifrode con screening delle informazioni pubbliche, tra cui quelle raccolte tramite siti web e social media
• utilizzo dei dati in forma anonima per attività di analisi e statistiche di mercato.

A tali fini, non è richiesto il suo consenso per il trattamento dei suoi dati non sensibili strettamente necessari per la fornitura dei suddetti servizi e/o prodotti assicurativi e/o prestazioni da parte di AXA e di terzi ai quali i dati potranno essere comunicati – sempre per la medesima finalità – in virtù di un obbligo di legge e/o di contratto e/o in quanto parte del Gruppo AXA. Precisiamo che senza i suoi dati non saremo in grado di fornirle, le prestazioni, i servizi e/o i prodotti assicurativi citati. Quindi, in relazione a questa specifica finalità, il suo consenso è presupposto necessario per lo svolgimento del rapporto assicurativo.
Potremo, inoltre, utilizzare i dati di recapito forniti per inviarle comunicazioni di servizio strumentali per la gestione del rapporto assicurativo.

B) Modalità d’uso dei suoi dati personali e suoi diritti
I Suoi dati personali sono trattati da AXA MPS Financial DAC - titolare del trattamento - solo con modalità e procedure, anche informatiche e telematiche, strettamente necessarie per fornirLe le prestazioni, i servizi e/o prodotti assicurativi richiesti o previsti in Suo favore, ovvero, qualora vi abbia acconsentito, per ricerche di mercato, indagini statistiche e attività promozionali; sono utilizzate le medesime modalità e procedure anche quando i dati vengono comunicati per i suddetti fini ai soggetti già indicati nella presente informativa, i quali a loro volta sono impegnati a trattarli usando solo modalità e procedure strettamente necessarie per le specifiche finalità indicate nella presente informativa. In AXA, i dati sono trattati da dipendenti e collaboratori nell'ambito delle rispettive funzioni e in conformità alle istruzioni ricevute, per il conseguimento delle specifiche finalità indicate nella presente informativa; lo stesso avviene presso i soggetti a cui i dati vengono comunicati.
In particolare, per la gestione del rapporto assicurativo, i dati possono essere comunicati a taluni dei
seguenti soggetti appartenenti alla c.d. “catena assicurativa”:

• banche – per la distribuzione dei ns, prodotti - e riassicuratori, per la riassicurazione del rischio, legali, per la consulenza e tutela stragiudiziale e giudiziale;
• società di servizi assicurativi per la gestione del rapporto assicurativo, inclusi i sinistri;
• società di servizi informatici e telematici o di archiviazione per la gestione del rapporto assicurativo; società di servizi postali (per trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni alla clientela); società di revisione e di consulenza per adempimenti legali o gestione del rapporto assicurativo; società di servizi per il controllo delle frodi ed il monitoraggio delle attività di distribuzione;
• società del Gruppo a cui appartiene la nostra Società (controllanti, controllate o collegate, anche indirettamente, ai sensi delle vigenti disposizioni di legge) per i servizi di supporto e analisi di portafoglio;
• ANIA (Associazione nazionale fra le imprese assicuratrici); organismi associativi e consortili propri del settore assicurativo: Concordato Cauzione Credito 1994, CONSAP (Concessionaria Servizi Assicurativi Pubblici); IVASS (Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni); nonché altri soggetti, quali: UIF (Ufficio Italiano dei Cambi); CONSOB (Commissione Nazionale per le Società e la Borsa); Enti gestori di assicurazioni sociali obbligatorie, quali INPS, INPDAI, INPGI ecc.; Ministero dell'economia e delle finanze - Anagrafe tributaria; Forze dell'ordine (P.S.; C.C.; G.d.F.; VV.FF; VV.UU); Magistratura; altri soggetti o banche dati nei confronti dei quali la comunicazione dei dati è obbligatoria per adempimenti o obblighi legali della Compagnia;
• alle autorità fiscali anche all’estero che potranno a loro volta comunicarli ad altre autorità fiscali estere, in adempimento degli obblighi relativi alla reportistica FATCA e CRS. In particolare il suo nome e cognome, indirizzo, codice fiscale, data di nascita, numero di polizza, il valore della/e polizza/e a fine anno (www.revenue.ie/en/companies-and-charities/internationaltax/ aeoi/what-is-aeoi.aspx).

Per talune attività utilizziamo soggetti di nostra fiducia - operanti talvolta anche al di fuori dell’Unione Europea - che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica, organizzativa o gestionale. In ogni caso il trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea avverrà sulla base delle ipotesi previste dalla vigente normativa, tra cui l’utilizzo di regole aziendali vincolanti (c.d. BCR – Binding Corporate Rules) per i trasferimenti all’interno del Gruppo AXA, l’applicazione di clausole contrattuali standard definite dalla Commissione Europea per i trasferimenti verso società non appartenenti al Gruppo AXA o la verifica della presenza di un giudizio di adeguatezza del sistema di protezione dei dati personali del Paese importatore dei dati.
Resta inteso che il Titolare potrà agire anche avvalendosi di società esterne specializzate, nonché di società di servizi informatici, telematici, di archiviazione e postali cui vengono affidati compiti di natura tecnica od organizzativa. Tali soggetti terzi agiranno attenendosi alle istruzioni e alle procedure di sicurezza che AXA avrà definito.

I Suoi dati personali saranno utilizzati solo con modalità e procedure strettamente necessarie per effettuare le attività suddette e non verranno diffusi.

Tempo di conservazione dei dati: I dati vengono conservati per tutto il tempo necessario alla gestione del rapporto con l’interessato, fermo restando che decorsi 10 anni dalla cessazione del rapporto con il cliente si procede alla cancellazione dei dati, salvo contenziosi. Per le attività di marketing in caso di manifestazione dei consensi opzionali richiesti, i dati raccolti saranno conservati per il tempo necessario coerente con le finalità di marketing (e comunque per non più di 24 mesi dalla cessazione del rapporto) e nel rispetto della correttezza e del bilanciamento fra legittimo interesse del Titolare e diritti e libertà dell'interessato.

I Suoi diritti: Lei ha il diritto di conoscere chi sono i responsabili del trattamento, accedere ai Suoi dati, farli aggiornare, integrare, rettificare o cancellare, di chiederne il blocco e di opporsi al loro trattamento, proporre reclamo a un’autorità di controllo e, a far data dal 25 Maggio 2018, di richiedere la portabilità dei dati e far valere il diritto all’oblio.
Per l'esercizio dei Suoi diritti, Lei può rivolgersi ad AXA MPS Financial DAC in George’s Quay Plaza, George’s Quay, Dublin, D02 Fv10 – Ireland – c.a. Data Protection Officer – e-mail: privacy@axampsfinancial.ie

Le BCR del Gruppo AXA
a protezione dei dati personali trasferiti fuori dall’Unione Europea

Il Gruppo AXA è da sempre impegnato a garantire la riservatezza dei dati ottenuti nel corso della sua attività ed a rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili in relazione al trattamento di dati personali.

A tale scopo, ha adottato una governance a livello globale, rappresentata da un Group Data Privacy Officer, un Group Data Privacy Steering Committee, una network mondiale di Data Privacy Officers coordinata dal Group Data Privacy Officer ed uno Standard per la protezione dei dati del Gruppo (Group Data Privacy Policy).

Per rafforzare la protezione dei dati personali trasferiti da una Società AXA con sede in uno Stato dello Spazio Economico Europeo (SEE) ad una Società AXA con sede fuori SEE, il Gruppo AXA ha deciso di adottare una serie di Binding Corporate Rules (“BCR”), regole aziendali vincolanti per tutte le società AXA che assicurano un adeguato livello di tutela della riservatezza dei dati personali e che sottoscrivono la formale adesione alle BCR del Gruppo AXA.

AXA Assicurazioni e le altre società del Gruppo AXA ITALIA, essendo in possesso di un adeguato livello di protezione dei dati personali di cui sono titolari, hanno aderito alle BCR del Gruppo AXA e, nel mese di Giugno 2014, hanno ricevuto dal Garante per la protezione dei dati personale la formale autorizzazione al trasferimento dei dati mediante le BCR del Gruppo AXA.

Tutti gli interessati sono, pertanto, invitati a prendere visione della versione pubblica delle BCR del Gruppo AXA qui disponibile.

Identification of new processing areas

AXA MPS Financial DAC presta la massima attenzione alla riservatezza, alla tutela ed alla sicurezza dei dati personali dei propri clienti e dei propri collaboratori..

Per assicurare la conformitá alla normative sulla privacy, AXA MPS Financial DAC ha designato un Data Protection Officer che supporta il Titolare del Trattamento, i Referenti Interni Privacy del Trattamento nonché i suoi collaboratori nell’assicurare il rispetto delle regole sulla protezione dei dati.

AXA MPS Financial DAC ha anche previsto una specifica organizzazione, descritta nelle “Aree di Trattamento” che seguono.

Aree di Trattamento

Tecnica P&C
Gestione della linea di business dei rischi assicurativi connessi al ramo vita (gestione ed esecuzione della proposta assicurativa e del contratto di assicurazione vita, gestione operativa, gestione del portfolio e liquidazione del ramo vita, studi attuariali).

Distribuzione
Gestione della relazione e dell’attività dei canali distributivi (Coordinamento, controllo e gestione della rete agenziale; gestione della Bancassurance e dei Grandi Clienti; reclutamento venditori di Agenzia; ricerca, selezione e formazione nuovi agenti e predisposizione dei mandati di agenzia e reclutamento venditori di Agenzia).

Innovazione Distributiva
Studio e analisi delle soluzioni innovative in ambito distributivo e coordinamento dei piani operativi. 

Internal Audit
Valutazione del livello di adeguatezza ed efficacia del sistema di controllo interno, di gestione dei rischi e di corporate governance e monitoraggio dello stesso.

Finance
Gestione dei processi contabili, amministrativi e d’acquisto (amministrazione, contabilità e bilancio; analisi e pianificazione finanziaria; contabilità assicurativa e gestione del portafoglio; controllo di gestione e reporting; coordinamento e supervisione delle iniziative dei processi finanziari; cost management; gestione finanziaria; gestione fiscale e adempimenti tributari; procurement; determinazione delle riserve matematiche ai fini di bilancio).

Strategy
Supporto alla definizione delle strategie aziendali.

Compliance
Gestione del sistema di governo societario, della riassicurazione e delle attività legali e fiscali (coordinamento e gestione dei rapporti con amministratori, soci, azionisti, società controllate e gestione dell’attività di verbalizzazione delle riunioni degli organi sociali; antifrode reti; gestione della riassicurazione; attività di supervisione e controllo dell’area affari societari; consulenza e assistenza alle varie aree aziendali su problematiche specifiche).

Marketing
Gestione delle attività di marketing (attività promozionali e pubblicitarie; marketing; organizzazione di azioni per acquisire nuovi clienti e mantenere e sviluppare i clienti esistenti; sviluppo e gestione dei segmenti target di clienti).

Digital
Gestione, promozione e vendita dei prodotti AXA attraverso i canali online (preventivatori e quotatori).

Partnerships
Sviluppo del business attraverso la ricerca e l’attivazione di nuove partnership commerciali.

HR and Organization
Gestione e selezione dei rapporti col personale (budgeting e costi del personale; gestione dei processi di amministrazione, formazione, selezione e retribuzione del personale; gestione del rapporto di lavoro e della mobilità del personale).

Operations
Gestione delle attività operative dei processi della compagnia e dei sistemi operativi (analisi ed ottimizzazione dei processi; gestione dell’architettura informatica; gestione del change management; coordinamento dell'utilizzo dei dati aziendali a supporto dell'attività di data analytics e sviluppo modelli predittivi; CRM, Customer Insight and Innovation; gestione delle IT Operations; project management; sicurezza informatica).

Risk & Actuarial Function
Gestione, monitoraggio e mitigazione dei rischi aziendali. Calcolo delle riserve tecniche e consulenza sulle sottoscrizioni e sull’adeguatezza degli accordi di riassicurazione e contribuisce all’effettiva implementazione del sistema di risk management con particolare riferimento ai modelli di rischio sottostanti il calcolo dei requisiti di capitale.

Complaints
Gestione dei reclami.

Anti-money laundering
Gestione delle attività di contrasto al antiriciclaggio e al finanziamento del terrorismo.

Claims
Gestione dei processi di liquidazione dei sinistri (antifrode, incluse le consultazioni delle Banche Dati IVASS; audit su sinistri; gestione dei rapporti con i Periti, Medici, Legali e altri fiduciari della Società per l’area di sua competenza e relativo controllo; gestione dei sinistri).
Management of claims settlement processes (anti-fraud, including consultations of IVASS Data Banks, claims audits, management of relationships with the Company's Experts, Doctors, Legal Professionals and other trustees for its area of ​​expertise and control; management of claims).

Communication, Corporate Responsibility & Public Affairs
Definisce e implementa la strategia di comunicazione integrata e di Corporate Responsibility per il Gruppo AXA Italia nelle varie dimensioni interne ed esterne.

Contacts del Titolare
Titolare del trattamento: AXA MPS Financial DAC - 1 George's Quay - Dublin 2, Ireland.

Contatti del DPO
Posta elettronica: privacy@axa-mpsfinancial.ie
Posta tradizionale: comunicazione scritta indirizzata al Data Protection Officer.